Gra w gorącego ziemniaka!

Gra w gorącego ziemniaka w analizie projektowej: Kluczowe wyzwania w branży IT

Proces analizy projektowej w branży IT od lat pozostaje w tej samej sytuacji, co jest przede wszystkim wynikiem braku zaangażowania uczestników w swoją pracę. Zamiast rzetelnej analizy i przemyślanej architektury, często stajemy w obliczu sytuacji, w której projektowanie przypomina grę w gorącego ziemniaka. W tej metaforze uczestnicy spotkania, którzy nie posiadają odpowiednich kompetencji lub mają je w niewystarczającym stopniu, odpowiadają na pytania czy tez rozwiązują problemy w taki sposób, jakby w ręku trzymali właśnie gorącego ziemniaka, starając się jak najszybciej go pozbyć. Takie podejście prowadzi do chaotycznych dyskusji i niewłaściwych rozwiązań.

Kluczowe wyzwania w procesie analizy projektowej

Wielu specjalistów w branży IT zauważa, że procesy analizy projektowej często odbywają się w atmosferze presji i niepewności. Załóżmy, że Product Manager przedstawia projekt uczestnikom spotkania i nie jest on odpowiednio przygotowany. Konsekwencje tego podejścia mogą być katastrofalne dla całego projektu. Product Manager prezentuje wizję i potrzebę biznesową, zadając np. pytania: „Co sądzicie? Jak to rozwiązać?”. Niestety, uczestnicy generują jedynie luźne pomysły, które nie mają solidnych fundamentów. Gdy jeden z uczestników „rzuca ziemniakiem” w formie pomysłu, pozostali zaczynają myśleć, co odpowiedzieć, co prowadzi do niezdrowej rywalizacji i braku głębszej analizy.

Przyczyny tego mechanizmu

Zjawisko, które można opisać jako gra w „gorącego ziemniaka”, ma swoje źródła w kilku kluczowych czynnikach. Po pierwsze, sprzyja mu presja czasu. W wielu firmach, szczególnie w środowiskach technologicznych, panuje silna tendencja do szybkiego podejmowania decyzji. Product Manager często przychodzi na spotkanie z niepełnymi informacjami i oczekuje, że zespół szybko znajdzie rozwiązanie, co wprowadza chaos i frustrację. Dokładne zrozumienie przyczyn, które prowadzą do tego mechanizmu, jest kluczowe dla poprawy jakości analizy projektowej. Oto kilka głównych powodów, dla których analiza projektowa staje się grą w gorącego ziemniaka:

1. Brak przygotowania inicjatora spotkania: Inicjatorzy spotkań często nie przedstawiają planu ani wymagań lub też nie mają pełnego obrazu sytuacji, co prowadzi do sytuacji, w której uczestnicy są zdezorientowani i niepewni co do kierunku rozmowy, a to z kolei prowadzi do chaotycznej dyskusji. Bez jasnych celów i zrozumienia problemu, każdy członek zespołu czuje potrzebę, aby jak najszybciej „pozbyć się ziemniaka” i rzuca pomysły, które często nie są przemyślane ani dobrze uzasadnione.
2. Niedostateczna współpraca z zespołem: Wiele zespołów nie konsultuje się z odpowiednimi specjalistami przed spotkaniem, co skutkuje brakiem kluczowych informacji. Jeśli programiści nie są w stanie uzyskać odpowiednich danych od analityków czy architektów, ich odpowiedzi będą opierały się na domysłach, a nie na faktach.
3. Presja czasu: Często spotkania są organizowane pod presją, co prowadzi do szybkich, powierzchownych odpowiedzi. W sytuacji, gdy każda sekunda wydaje się „nieproduktywna”, uczestnicy czują potrzebę, aby jak najszybciej „pozbyć się ziemniaka” i dać jakąkolwiek odpowiedź, nawet jeśli nie jest ona do końca przemyślana.
4. Niedopasowane kompetencje: Jeżeli zespół nie dysponuje odpowiednimi umiejętnościami do realizacji zadań, projekt nie ma szans na sukces. Brak kompetencji w zespole sprawia, że zamiast konstruktywnego dialogu, mamy do czynienia z chaotycznym wymienianiem pomysłów.

Skutki uboczne gry w gorącego ziemniaka

Takie podejście ma wiele negatywnych konsekwencji, które mogą wpływać na cały proces projektowy:

1. Niedopasowane rozwiązania: Kiedy projekt oparty jest na szybko wymyślonych pomysłach, ryzyko wyboru niewłaściwego rozwiązania znacznie rośnie. Projekty mogą stać się chaotycznymi iteracjami, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Decyzje podejmowane w pośpiechu często kończą się niepowodzeniem.
2. Czasochłonność i koszt: Brak rzetelnej analizy prowadzi do licznych poprawek i wydłużenia czasu realizacji projektu, co skutkuje wyższymi kosztami. Zamiast pracować nad jedną, dobrze przemyślaną wersją, zespół nieustannie wraca do stołu, co tylko wydłuża proces.
3. Frustracja zespołu: Taki stan rzeczy prowadzi do frustracji wśród członków zespołu. W obliczu nieustannego „gaszenia pożarów” i poprawiania błędów, morale zespołu spada, co z kolei wpływa na jakość pracy i zaufanie do procesów projektowych.
4. Problemy z jakością: Decyzje podejmowane w stresującej atmosferze często skutkują brakiem dbałości o szczegóły. Zaniedbania na etapie analizy prowadzą do błędów, które ujawniają się dopiero na etapie testowania lub, co gorsza, w produkcji.
5. Mylne myślenie: Podejmowanie decyzji przez osoby niedoświadczone pomijając kompetencje i umiejętności dostępne w organizacji prowadzą do tzw. iluzji kompetencji czy też do braku samokrytyki. Niedoświadczona osoba może nie dostrzegać swoich błędów, co prowadzi do poważnych konsekwencji w podejmowaniu decyzji.

Jak unikać gry w gorącego ziemniaka?

Aby poprawić jakość procesu analizy projektowej, kluczowe jest wprowadzenie kilku zasad, które pozwolą uniknąć chaosu:

1. Dokładne przygotowanie spotkań: Inicjatorzy powinni przygotować agendę oraz materiały, aby uczestnicy mieli możliwość zapoznania się z nimi przed spotkaniem. Warto z góry ustalić, jakie są cele spotkania i jakie informacje są potrzebne, aby każdy miał szansę do przygotowania.
2. Współpraca z ekspertami: Zespoły powinny regularnie konsultować się z architektami i analitykami. Zamiast improwizować w trakcie spotkania, warto przedyskutować kwestie z kompetentnymi osobami, aby zapewnić rzetelne informacje.
3. Ocena kompetencji zespołu: Dobrą praktyką jest przeprocesowanie wdrażanego projektu przez inicjatora poczynając od przeprowadzenia oceny umiejętności członków zespołu, aby na bazie tej wiedzy przeprowadzić odpowiednie spotkania. Ważne jest, aby przed spotkaniem ustalić, kto ma odpowiednie umiejętności do omawiania konkretnych zagadnień i w razie potrzeby zaprosić dodatkowe osoby, takie jak analitycy czy architekci. Dzięki temu istnieje duże prawdopodobieństwo, że organizowane spotkanie nie zamieni się w grę.
4. Planowanie etapu analizy: Zawsze powinno się poświęcić odpowiednią ilość czasu na rzetelną analizę przed przystąpieniem do fazy projektowania. Czasami warto spędzić dłużej na etapie planowania, aby uniknąć późniejszych problemów.
5. Opracowanie struktury spotkania: Warto wprowadzić zasady moderowania spotkań, aby nie dopuścić do chaotycznej wymiany zdań. Ustalenie z góry, kto moderuje spotkanie i jakie są zasady dyskusji, pomoże utrzymać porządek.
6. Feedback po spotkaniach: Regularne zbieranie informacji zwrotnej od uczestników pozwoli na wprowadzanie poprawek i unikanie powtarzania tych samych błędów w przyszłości, co jest kluczowe dla doskonalenia procesu.
7. Czas: „Pięć dni kodowania może nam zaoszczędzić kwadrans analizy” - Tomasz Nurkiewicz.

Podsumowanie

Analiza projektowa w branży IT to najważniejszy etap, który wymaga przemyślanej struktury i odpowiednich kompetencji. Zamiast grać w „gorącego ziemniaka”, warto poświęcić czas na przygotowanie, współpracę z ekspertami i dokładne zrozumienie wymagań. Tylko wtedy projekty mogą osiągnąć zakładane cele i przynieść oczekiwane rezultaty. W dłuższej perspektywie inwestycja w solidny proces analizy przekłada się na sukces całej organizacji.

Gra w „gorącego ziemniaka” w kontekście zespołowej analizy projektów często wynika z braku określonych ról w zespole lub ich nieprzestrzegania. Kiedy członkowie zespołu nie wiedzą, jakie są ich obowiązki lub nie są świadomi ról innych osób, komunikacja staje się chaotyczna, a decyzje podejmowane są impulsywnie. W efekcie zamiast przemyślanej analizy i konstruktywnego podejścia do problemów, zespół może ulegać presji czasowej i koncentrować się na szybkim „pozbyciu się ziemniaka”.

Kto może być odpowiedzialny za ten stan rzeczy?

1. Lider zespołu: Odpowiada za wyznaczanie ról i obowiązków członków zespołu. Brak wyraźnej struktury może prowadzić do chaosu i braku odpowiedzialności.
2. Menadżer projektu: Powinien dbać o to, aby członkowie zespołu mieli jasno określone zadania. Jego brak zaangażowania w ten proces może skutkować niewłaściwym przydzieleniem ról.
3. Członkowie zespołu: Każdy z członków powinien być świadomy swojej roli oraz aktywnie ją wypełniać. Ignorowanie lub nieprzestrzeganie przydzielonych zadań przyczynia się do wzrostu zamieszania.
4. Organizacja: Brak jasno określonych struktur w organizacji może wpływać na zespół jako całość. Niewystarczające procedury dotyczące tworzenia ról mogą prowadzić do sytuacji, w której członkowie nie wiedzą, czego się od nich oczekuje.
5. Kultura organizacyjna: Jeśli w organizacji panuje atmosfera braku uszanowania ról i obowiązków, członkowie zespołu posiadający iluzję kompetencji będą mniej skłonni do przestrzegania przydzielonych zadań w zespole.

Przyczyny braku określonych ról w zespole:

1. Niejasna komunikacja: Brak klarownych wytycznych co do zadań i odpowiedzialności.
2. Zmiany w składzie zespołu: Nieświadomość nowych członków co do ról, obowiązków i oczekiwań.
3. Zbyt wiele ról: Zbyt wiele ról o różnych kompetencjach, prowadzących do dezorientacji co do odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu.
4. Niedostateczne szkolenie: Brak szkoleń lub wdrożeń dla nowych członków zespołu, powodujących niewiedzę w zakresie obowiązków.
5. Słabe zarządzanie: Niedostateczna dbałość lidera o strukturyzację zespołu.

Wnioskując powyższe można zaobserwować jak uniknąć sytuacji związanych z grą w „gorącego ziemniaka”. Organizacje powinny skupić się na jasnym definiowaniu ról oraz promowaniu kultury odpowiedzialności i współpracy w zespole.

Pomimo tego, że artykuł porusza się w po tematyce IT, to tak naprawdę grę w gorącego ziemniaka można zaobserwować w każdym sektorze biznesu.